Những lý do bạn nên mua máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng rất cần có ở một tổ chức. Liệu sự bảo mật của một báo cáo tài chính hay những số liệu khác liên quan đến công việc kinh doanh có cần phải sử dụng đến máy tiêu hủy tài liệu hay không? Để hiểu rõ hơn, hãy cùng META tìm hiểu sâu về vấn đề này thông qua bài viết "Những lý do bạn nên mua máy hủy tài liệu".

Máy hủy tài liệu là một thiết bị văn phòng không còn quá xa lạ đối với các nhân viên công sở, nhất là ở các cơ quan, doanh nghiệp quy mô lớn, có những thông tin mật, quan trọng hay các thông tin cá nhân của khách hàng cần đảm bảo sự bảo mật tuyệt đối.

Tại sao bạn cần có một chiếc máy hủy tài liệu?

Những lợi ích không thể bỏ qua của máy hủy tài liệu

Bảo mật thông tin

Nếu bạn in sai, việc đầu tiên cần làm là sẽ vò giấy và ném chúng vào thùng rác phải không nào? Tuy nhiên, đây là cách làm vô cùng sai lầm đối với bí mật của một công ty, có thể gây nguy hiểm cho một doanh nghiệp. Những thông tin quan trọng cần bảo mật hay những báo cáo tài chính không cần thiết phải được tiêu hủy ngay trước khi nó có cơ hội đến tay những người có ý đồ xấu hay muốn gây bất lợi cho công ty, cũng như ngăn chặn các hành vi đánh cắp danh tính và rò rỉ dữ liệu bí mật của công ty. Đặc biệt, đối với công việc kinh doanh thì vấn đề này lại cần được quan tâm hơn cả vì "thương trường là chiến trường". Các số liệu quan trọng cần được giữ bí mật cẩn thận, nếu lộ ra ngoài sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Vì vậy, một chiếc máy hủy tài liệu văn phòng với các chức năng cắt giấy theo kiểu vụn hoặc mảnh siêu vụn, đảm bảo những chi tiết nội dung của tài liệu không thể định đạng lại được nữa, sẽ đem lại một sự bảo mật tuyệt đối, an toàn cao nhất cho các thông tin quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp.

Tuân thủ các quy định của pháp luật

Luật pháp có những quy định cụ thể trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và những thông tin quan trọng khác. Chính vì lý do này, việc có một chiếc máy hủy tài liệu để tiêu hủy những dữ liệu nhạy cảm là một trong những trách nhiệm mà mỗi công ty, mỗi cá nhân cần tuân theo để đảm bảo không để lộ các thông tin cá nhân riêng tư của khách hàng, nhân viên...

Thùng chứa giấy khi cắt vụn ra sẽ cho thời gian sử dụng lâu hơn mới phải đổ rác.

Giúp văn phòng công ty bớt lộn xộn

Có quá nhiều giấy tờ không cần thiết sẽ làm ảnh hưởng đến sự tìm kiếm và lưu trữ trong văn phòng của bạn. Để giảm bớt những rắc rối từ những điều này, bạn hãy lựa ra những tài liệu, hồ sơ không còn cần thiết và tiêu hủy một cách nhanh chóng bằng máy hủy giấy, vừa giúp loại bỏ bớt giấy tờ cũ giúp văn phòng của bạn có tổ chức hơn, rộng rãi hơn, vừa đảm bảo ngay cả những giấy tờ đã qua sử dụng này vẫn được bảo mật một cách hiệu quả nhất.

Giúp giảm số lượng thùng rác và số lần đổ rác

Có quá nhiều giấy loại bỏ sẽ khiến cho thùng rác nhanh đầy hơn nếu bạn chỉ đơn thuần vứt rác theo cách thông thường. Thay vào đó, nếu sử dụng máy hủy giấy, các tài liệu, hồ sơ sẽ được cắt nhỏ ra, làm giảm diện tích lưu trữ cần sử dụng trong thùng chứa, từ đó khiến số lần đổ rác cũng hạn chế đi rất nhiều.

Máy tiêu hủy tài liệu là thiết bị văn phòng không thể thiếu ở một tổ chức cần sự bảo mật cao.

Tiện lợi tuyệt đối, tiết kiệm thời gian

Có những loại máy hủy tài liệu ngoài chức năng cắt hủy vụn giấy thì còn có thêm khe hủy chuyên dụng để cắt, hủy các loại thẻ cứng, card, CD, vốn hầu hết cũng đều là những dạng tài liệu phổ biến ở nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế, lựa chọn loại máy hủy tài liệu đa chức năng này cũng giúp bạn yên tâm hủy được nhiều loại tài liệu khác nhau chứ không chỉ đơn thuần chỉ hủy được mỗi giấy.

Ngoài ra, khi sử dụng thiết bị hủy giấy tự động, bạn còn có thể tiết kiệm được đáng thời gian và công sức khi:

• Nhiều mẫu máy hủy tài liệu hiện nay còn cho phép hủy cả tài liệu vẫn còn ghim giấy, kim bấm rất tiện ích, giúp bạn không cần loại bỏ các loại ghim này trước khi cắt hủy giấy.
• Máy hủy giấy thường có thể hủy đồng thời từ 5 - 35 tờ (tùy vào từng dòng máy), bạn không cần phải hủy từng tờ tài liệu một.
• Thùng chứa vụn giấy ở máy hủy cắt giấy khá lớn, thông thường từ 25 - 30 lít nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng cho nhiều lượt mới phải đổ rác một lần.  

Như vậy, có thể thấy rằng, việc không tiêu hủy các giấy tờ quan trọng, nhạy cảm hay tiêu hủy các tài liệu này không đúng cách sẽ gây ra nhiều hệ lụy không tốt đối với cá nhân và công ty của bạn. Do đó, mỗi người chủ doanh nghiệp hãy ưu tiên đầu tư vào một chiếc máy hủy tài liệu đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng vì đây là việc làm vô cùng cần thiết để bảo vệ uy tín và thương hiệu cho một cơ quan, doanh nghiệp. 

Nếu có nhu cầu mua và sử dụng máy hủy giấy, tài liệu, hồ sơ để bảo mật thông tin cho nơi làm việc của mình một cách hiệu quả nhất, bạn hãy nhanh tay liên hệ với chúng tôi bằng cách đặt hàng trực tuyến tại website META.vn hoặc gọi đến hotline Hà Nội: 024.35.68.69.69 - TP. HCM: 028.38336666 để được tư vấn và hỗ trợ mua hàng tận tình, chuyên nghiệp nhất cũng như được trải nghiệm dịch vụ giao hàng và thu tiền tận nơi trên toàn quốc vô cùng nhanh chóng, tiện lợi!

Bạn đang xem: Những lý do bạn nên mua máy hủy tài liệu

Chuyên mục: Máy văn phòng