Máy scan là gì? Cấu tạo và chức năng của máy scan

Scan tài liệu là nhu cầu phổ biến, thường xuyên trong các văn phòng công ty được thực hiện bởi thiết bị máy scan. Chức năng chính của máy scan được biết đến là quét tài liệu, gửi hình ảnh và sao lưu hồ sơ. Ngoài ra, máy scan dùng để làm gì khác, hay bạn đã thật sự hiểu rõ máy scan là gì? Hãy cùng META tìm hiểu về máy scan, chức năng của máy scan trong bài viết dưới đây.

Scan tài liệu là nhu cầu phổ biến, thường xuyên trong các văn phòng công ty được thực hiện bởi thiết bị máy scan. Chức năng chính của máy scan được biết đến là quét tài liệu, gửi hình ảnh và sao lưu hồ sơ.

Máy scan là gì?

Máy scan (chính xác hơn là máy scanner, hay còn gọi là máy quét) hiểu đơn giản là một thiết bị chụp ảnh tài liệu (bản cứng, bản in giấy thành bản mềm), sau đó chuyển hình ảnh đó đến máy tính để xử lý và phục vụ các mục đích tiếp theo. 

Khi đưa một tài liệu giấy vào máy scan sẽ cho ra một hình ảnh của tài liệu đó. Sau đó có thể chỉnh sửa, chia sẻ hình ảnh hoặc lưu trữ file ảnh của tài liệu đó. Như vậy, tài liệu giấy đã được số hóa thành dạng file dữ liệu mềm qua máy scan. 

Tài liệu đầu vào của máy scan là dạng tờ phẳng (của văn bản, tạp chí, hợp đồng, áp phích…). Nhiều máy có tích hợp kèm các phần mềm chỉnh sửa ảnh để kết hợp chỉnh sửa ảnh thuận tiện.

Các dạng máy scan hiện có trên thị trường khá đa dạng như máy scan 2 mặt, máy scan 1 mặt, máy scan cầm tay, máy scan A3, máy scan A4. Có 2 dạng scan là cho ra ảnh đen trắng hoặc có màu sắc. 

Một số hãng sản xuất máy quét nổi tiếng được người dùng đánh giá cao như máy scan HP, máy scan Epson, máy scan Canon...

Chức năng của máy scan

Máy scan hoạt động với cách thức tương tự như máy photocopy, tức là cho ra một bản khác của một tài liệu bằng cách sử dụng điện tích kép để thu lấy một hình ảnh điện tử của tài liệu. Tuy nhiên, ngược lại với máy photocopy ở chỗ, máy photocopy dùng để lấy ra bản in giấy, trong khi máy scan lại đưa bản in giấy thành dạng file số. 

Dạng file sau scan này có thể lưu vào ổ cứng, CD trên máy tính dạng file ảnh PNG, JPG hoặc dạng file sách điện tử PDF. Sau đó, có thể gửi trực tiếp vào một chương trình fax để truyền dữ liệu, hoặc biến đổi văn bản bằng phần mềm OCR (nhận dạng ký tự bằng quang học) để chuyển tài liệu thành văn bản có thể xử lý.

Cấu tạo máy scan

Máy quét (máy scan) gồm ba bộ phận chính: 

• Thấu kính nhạy quang.
• Cơ cấu phân phối tài liệu để có thể tiến hành quét một vùng tài liệu nhất định (nhờ các phần tử cảm biến quang chạy trên giấy).
• Mạch logic điện tử: Biến đổi ánh sáng phản xạ giúp chuyển đổi các thông tin được quét thành hình ảnh điện tử (hình ảnh số). 

Máy scan dùng để làm gì?

Trong thời đại ngày nay, doanh nghiệp cần xử lý, lưu trữ hàng loạt thông tin về hợp đồng, hồ sơ, chứng từ, công văn, tài liệu… Đâu là cách để lưu trữ các dữ liệu này và có thể dễ dàng tìm thấy khi cần? Đó là nhờ quy trình scan để biến tài liệu giấy thành dạng số hóa được lưu trữ toàn bộ trên máy tính. Sau đây là các tác dụng của máy scan:

Lưu trữ tài liệu hiệu quả

Tài liệu cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, đặc biệt là những tài liệu quan trọng. Quá trình scan giúp tài liệu được sao chép một cách chính xác thành dạng số, từ đó các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu dễ dàng trên máy tính, giảm thiểu nguy cơ mất những tài liệu quan trọng. Ngoài ra, việc lưu trữ dạng file mềm còn giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí in ấn. 

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi cần thiết

Khác với bản cứng, tài liệu bản mềm trên máy tính có thể được sắp xếp một cách khoa học, dễ dàng với khối lượng tài liệu lớn. Khi đó, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện hơn. 

Thêm nữa, một số loại máy quét có tính năng chia sẻ dữ liệu qua công cụ đám mây, email. Vì thế mà người dùng có thể truy cập thông tin từ xa mà không nhất thiết phải có mặt ở máy tính lưu trữ tại văn phòng. 

Bảo mật thông tin ở mức độ cao 

Thông tin dạng số qua quá trình scan có thể được cài đặt mã truy cập an toàn giúp bảo mật thông tin quan trọng, từ đó người dùng có thể yên tâm về dữ liệu thông tin. 

>> Tham khảo:

• Top 5 máy scan tự cuốn giấy, scan nhiều trang liên tục, tốc độ cao
• Máy scan cầm tay, máy scan mini nào tốt?
• Máy scan nào tốt cho văn phòng HP, Canon, Epson hay Plustek?

Trên đây là định nghĩa máy scan là gì, cấu tạo và công dụng của máy scan.

Bạn đang xem: Máy scan là gì? Cấu tạo và chức năng của máy scan

Chuyên mục: Máy văn phòng