JD là gì? Vai trò của JD và cách viết một JD chuẩn, chuyên nghiệp

1JD là gì? Viết tắt của từ nào?

JD, viết tắt của Job Description, là bản mô tả công việc liệt kê nhiệm vụ, kỹ năng, phẩm chất cần có của ứng viên khi ứng tuyển vào một vị trí công việc cụ thể. Ngoài ra, bản mô tả công việc còn thể hiện những lợi ích, quyền lợi mà người ứng viên nhận được khi trở thành thành viên của tổ chức.

2Vai trò của JD với nhà tuyển dụng và ứng viên

Đối với nhà tuyển dụng

Nhờ vào JD, người quản trị biết cách sắp xếp, bố trí những vị trí công việc cho phù hợp. Đây cũng sẽ là cơ sở để nhà quản trị có thể đánh giá cơ cấu nhân sự của công ty và từng phòng ban.

Bên cạnh đó, phòng nhân sự căn cứ theo JD làm cơ sở để tuyển dụng, đào tạo và đánh giá mức lương, phúc lợi hợp lý cho từng ứng viên. Chính sách lương, chính sách phúc lợi cần dựa vào JD để có thể được xây dựng phù hợp qua từng thời kỳ phát triển và đảm bảo sự cân bằng giữa các vị trí.

Đối với ứng viên

JD được coi là căn cứ để giúp các ứng viên hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu, quyền lợi,... của công việc sắp ứng tuyển. Từ đó, ứng viên sẽ có nhận định, đánh giá mức độ phù hợp của bản thân với công việc này.

3Một JD cần có những gì?

Dưới đây là những yếu tố nhất định phải có trong JD:

Vị trí công việc

Mỗi công ty và doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức riêng nên nhà tuyển dụng cần phải thể hiện rõ được vị trí công việc mà tổ chức đang cần, phòng ban trực thuộc,... để giúp ứng viên dễ hình dung hơn về công ty. Trong đó, các thông tin về công ty, địa chỉ làm việc,... cũng cần được mô tả đầy đủ và chi tiết.

Mô tả trách nhiệm

Đây là một nội dung cực kỳ quan trọng bởi sẽ giúp ứng viên hiểu rõ được công việc mình sẽ thực hiện, vai trò sẽ đảm nhận, cấp bật báo cáo trực tiếp,... Dựa vào những thông tin trên mà ứng viên sẽ có nhận định về kinh nghiệm và kỹ năng của mình có thể đáp ứng cho công việc hay không và đặc biệt là có thể chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn.

Nền tảng năng lực

Nhà tuyển dụng sẽ liệt kê những yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cần có đối với vị trí công việc này. Đây là các tiêu chí để nhà tuyển dụng sàng lọc hồ sơ ban đầu và chọn được ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng.

Mức lương và quyền lợi

Các yếu tố như mức lương, quyền lợi, trợ cấp, hỗ trợ, nghỉ phép,... cần được nêu trong JD và có thể bàn bạc kỹ hơn trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, các phúc lợi này cần được mô tả sơ lược trong JD để người ứng tuyển đánh giá công việc có đáp ứng được mong muốn của bản thân hay không.

4Phân biệt JD và JP, JS

Bạn cần lưu ý phân biệt 3 khái niệm này như sau:

JD - Job Description

Như đã nêu ở trên, JD là bản mô tả công việc bao gồm nhiệm vụ, yêu cầu, quyền lợi,... của công việc đang tuyển dụng.

JP - Job Profile

JP được hiểu là hồ sơ công việc. Tương tự như JD nhưng hiện nay nhiều công ty đã chuyển sang dùng JP thay vì JD, bởi JP còn cung cấp thêm cả tiêu chí đánh giá, chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI), các thức hoàn thành công việc,... so với JD thông thường.

JS - Job Specification

Đây là bản tiêu chuẩn công việc, liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng và đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.

5Cách viết một JD chuẩn, chuyên nghiệp

Một JD chuẩn và chuyên nghiệp cần phải đảm bảo có các mục sau:

Tiêu đề 

Tiêu đề là tên vị trí đang tuyển dụng, ngắn gọn, thể hiện rõ ý. Ngoài ra, công ty có thể thêm một vài thông tin vào tiêu đề để thu hút và giúp ứng viên viên xác định nhanh về thông tin công việc như mức lương, địa điểm, thời gian nhận việc,... 

Địa chỉ nơi làm việc

Công ty cần phân biệt giữa địa chỉ làm việc (job location) và địa chỉ công ty (company address).

Tên công ty 

Doanh nghiệp nên lựa chọn những thương hiệu, sản phẩm nổi tiếng của công ty để giới thiệu. Điều này sẽ gia tăng sức hấp dẫn, cũng như giúp nhà tuyển dụng tạo được thương hiệu tuyển dụng (employer branding) cho mình. 

Ví dụ: Doanh nghiệp hãy dùng "Lazada" thay cho công ty đứng sau là Recess hay "Trà xanh C2" thay vì chọn URC.

Mô tả chi tiết công việc

Nhà tuyển dụng cung cấp thông tin về công việc, giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc mà họ sắp ứng tuyển, họ sẽ làm gì khi được tuyển. Doanh nghiệp nên gạch đầu dòng ngắn gọn và dễ hiểu, giúp ứng viên nắm bắt thông tin nhanh hơn.

Thông tin nên bao quát và cụ thể thành từng mảng nhiệm vụ và nhấn mạnh các phần quan trọng, chịu trách nhiệm chính.

Mức lương và phúc lợi

Điều này tuỳ thuộc vào chính sách của từng công ty mà có lựa chọn có công khai trên các bài đăng tuyển dụng hay không. Nhưng doanh nghiệp cũng nên nếu cơ bản các phúc hợp như số ngày nghỉ phép, bảo hiểm xã hội,... để tăng mức độ hấp dẫn của tin tuyển dụng.

Thông tin liên hệ và ứng tuyển

Đây là lỗi thường mắc phải của nhà tuyển dụng khi không không có thông tin liên lạc (số điện thoại, email, địa chỉ nộp hồ sơ, link ứng tuyển), đặc biệt là khi đăng thông tin tuyển dụng trên các diễn đàn, mạng xã hội.

Nhưng nếu công ty hợp tác và đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng như Vietnamworks, YBOX hay CareerBuilder thì các bên này sẽ cung cấp nút “Apply” nộp đơn trực tiếp thay cho việc liên hệ ứng tuyển khác.

6Những lưu ý để viết một bản JD chuyên nghiệp

Có nên công khai mức lương trong tin tuyển dụng hay không?

Điều này tuỳ thuộc vào chính sách của công ty, tuy nhiên doanh nghiệp cũng nên mức lương tối đa dự kiến hoặc khung lương dao động để tạo sức hấp dẫn và người ứng tuyển cũng lựa chọn được công việc đúng nhu cầu, tránh lãng phí thời gian.

JD dài bao nhiêu là đủ?

Không có quy định nào về độ dài của JD là phù hợp. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cần tránh liệt kê quá dài sẽ gây chán nản cho người đọc hoặc quá ngắn thể hiện sự kém chỉn chu và công việc không quan trọng.

Trên đây là chia sẻ về khái niệm, vài trò và cách viết JD chuẩn, chuyên nghiệp. Đừng quên để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp nhé!

Bạn đang xem: JD là gì? Vai trò của JD và cách viết một JD chuẩn, chuyên nghiệp

Chuyên mục: Tra cứu thông tin