Chữ ký điện tử là gì? Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số
Trước sự phát triển nhanh chóng của các dịch vụ trực tuyến, chữ ký điện tử đã trở nên không thể thiếu trong các văn bản và ký kết hợp đồng điện tử. Cùng chúng tôi tìm hiểu chữ ký điện tử là gì? Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số trong bài viết dưới đây nhé!
Trước sự phát triển nhanh chóng của các dịch vụ trực tuyến, chữ ký điện tử đã trở nên không thể thiếu trong các văn bản và ký kết hợp đồng điện tử. Cùng Điện máy XANH tìm hiểu chữ ký điện tử là gì? Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số trong bài viết dưới đây nhé!
Xem nhanh
1Tất tần tật về chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là gì?
Theo Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”
Chữ ký điện tử (electronic signature) là một dạng thông tin được đi kèm theo dữ liệu (bao gồm văn bản, hình ảnh, video,…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.
Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
- Tiết kiệm thời gian trong quá trình hoạt động giao dịch điện tử.
- Linh hoạt trong cách thức: Với chữ ký điện tử, bạn có thể thực hiện các giao dịch như gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử tại màn hình cảm ứng của các quầy tính tiền, ký hợp đồng điện tử,... ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào.
- Đơn giản hóa quy trình chứng nhận: Giúp cho các quy trình chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác, khách hàng, cơ quan tổ chức trở nên đơn giản hơn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
- Hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Chữ ký điện tử mang lại sự thuận lợi trong việc kê khai nộp thuế trực tuyến,… Các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện các giao dịch điện tử mà không cần phải in các tờ kê khai hay cần đóng dấu nhưng vẫn đảm bảo an toàn do các chương trình xử lý và đảm bảo quản lý dữ liệu.
- Bảo mật danh tính: Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp một cách an toàn.
Ứng dụng của chữ ký điện tử trong cuộc sống
- Chữ ký điện tử được sử dụng để kê khai hải quan điện tử, nộp thuế trực tuyến và bảo hiểm xã hội điện tử,…
- Nếu bạn thường xuyên sử dụng các dịch vụ thanh toán liên ngân hàng hay thanh toán điện tử liên kho bạc của ngành tài chính tại một số cơ quan Nhà nước như Bộ Công thương, Sở Bưu chính Viễn thông TP. Hồ Chí Minh,... thì bạn nên biết rằng các giao dịch nội bộ này cũng đang bắt đầu sử dụng chữ ký điện tử ngày một thông dụng hơn.
- Bên cạnh đó, chữ ký điện tử còn giúp các doanh nghiệp có thể ký hợp đồng làm ăn bằng cách khá đơn giản: Họ chỉ cần ký vào file tài liệu văn bản (Word, Excel, PDF,…) rồi gửi qua mail mà không cần gặp nhau bàn chuyện rồi ký hợp đồng.
- Ngoài ra, chữ ký điện tử còn được sử dụng trong các ứng dụng giao dịch điện tử với các nhà mạng Internet như Viettel, VNPT,... và bạn có thể an tâm bởi chúng bảo đảm độ an toàn đối với các giao dịch liên quan đến tài chính.
Phạm vi và quy cách sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử hiện đã được công nhận và sử dụng khá phổ biến tại nhiều quốc gia trên thế giới. Bên cạnh các quốc gia phát triển như Mỹ, Singapore, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc,... thì các quốc gia đang phát triển như Ấn Độ, Brazil,… cũng đã công nhận và sử dụng chữ ký điện tử.
Ở Việt Nam, Quốc hội đã ban hành Luật Giao dịch điện tử 2005 và công nhận tính pháp lý của chữ ký điện tử. Sau khi ban hành Nghị định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Bộ Thông tin và Truyền thông đang gấp rút xây dựng mô hình hệ thống chứng thực CA quốc gia để đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số trong xã hội.
2 Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
| Tính chất | Cơ chế xác thực | Tiêu chuẩn đánh giá | Công dụng | Quá trình xác thực | Độ bảo mật | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chữ ký điện tử | Là bất kỳ biểu tượng nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu, biểu thị danh tính và sự đồng ý của người ký. | Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại,… | Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn. Không sử dụng mã hóa. |
|
Không có quá trình xác thực cụ thể. | Dễ bị giả mạo. |
| Chữ ký số | Như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính của người ký. | ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ. | Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã. | Dùng trong các ứng dụng giao dịch điện tử với máy tính và mạng Internet. | Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. | Độ bảo mật cao. |
3 Hướng dẫn đăng ký và tạo chữ ký điện tử
Các bước đăng ký chữ ký điện tử
Bước 1: Để đăng ký chữ ký điện tử, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động (đối với doanh nghiệp, tổ chức).
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp, tổ chức).
- CMND của cá nhân hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
Bước 2: Sau khi đã hoàn tất, gửi bộ hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp/cá nhân liên hệ qua tổng đài chăm sóc khách hàng hoặc qua email để được nhân viên của nhà cung cấp chữ ký điện tử để được hỗ trợ làm thủ tục đăng ký và các vấn đề khác liên quan. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao chữ ký điện tử.
Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký điện tử
Dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký điện tử đã chọn, nhân viên của nhà cung cấp chữ ký điện tử sẽ tiến hành đầu nối và cấp chứng thư điện tử. Sau đó, nhân viên sẽ bàn giao và hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử.
Quy trình tạo chữ ký điện tử
Tạo chữ ký điện tử bằng Microsoft Office Word và thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Mở Word, chọn tab Insert > Chọn Signature Line.
Bước 2: Hộp thoại Signature Setup sẽ xuất hiện. Bạn nhập các thông tin về chữ ký bao gồm: Tên, tiêu đề, email và ghi chú > Chọn OK.
Bước 3: Chữ ký điện tử sẽ hiện ra.
Lưu ý khi tạo chữ ký điện tử và trong quá trình sử dụng
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý chứng minh chủ nhân của các tài liệu được gửi đi. Vì vậy, khi tạo chữ ký điện tử và trong quá trình sử dụng, cần phải lưu ý:
- Tiêu chí xác thực: Là tiêu chí quan trọng cần lưu ý và đảm bảo để xác thực đúng chủ nhân của chữ ký.
- Tính toàn vẹn: Là tiêu chí đảm bảo cho nội dung của dữ liệu khi đã gửi đi thì không thể thay đổi.
- Không thoái thác: Là tiêu chí đảm bảo sự ràng buộc của chủ nhân chữ ký, không thể phủ nhận và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật với các tài liệu đã ký và gửi đi.
- Công chứng: Chữ ký trong các file Excel, Word hoặc PowerPoint sẽ có một hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định chứ không phải là vĩnh viễn. Ngoài ra, chữ ký điện tử còn có tính hợp lệ để sử dụng trong các dịch vụ công chứng ở một số trường hợp khác.
4 Một số quy định khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử bạn phải biết
Quy định điều kiện tạo chữ ký điện tử đảm bảo an toàn
Theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP để đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử (chữ ký số) cần phải tuân thủ các điều kiện sau:
- Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó. - Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
- Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Theo Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký số. Cụ thể:
- Thứ nhất, trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó là được ký bằng chữ ký số có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
- Thứ hai, với trường hợp văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì thông điệp dữ liệu sử dụng phải được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền
Tại Nghị định Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, cụ thể:
- Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.
- Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
- Như vậy, ngoài việc đáp ứng các quy định về chữ ký trên hóa đơn theo yêu cầu về nội dung hóa đơn, chữ ký điện tử còn phải đáp ứng các quy định về tạo chữ ký điện tử sao cho đảm bảo tính an toàn và hợp pháp khi sử dụng.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn biết thêm về chữ ký điện tử là gì và sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số. Mọi thắc mắc hãy để lại bình luận phía bên dưới nhé
Bạn đang xem: Chữ ký điện tử là gì? Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số
Chuyên mục: Tra cứu thông tin