Hướng dẫn sử dụng Google Drive để tận dụng hết tính năng lưu trữ

2​Hướng dẫn sử dụng Google Drive

Để bắt đầu sử dụng, bạn hãy truy cập vào trang web Google Drive hoặc mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại.

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (dấu cộng) trên trình duyệt hoặc ứng dụng.

Bước 2: Chọn Tải tệp lên để tải 1 hoặc nhiều tệp. Hoặc thậm chí Tải thư mục lên để tải thư mục lên Google Drive.

Bước 3: Nhấn Open để tải tệp lên.

Thông báo tải tệp, thư mục lên sau khi hoàn tất.

Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại

Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn tải và chọn Tải xuống. Đối với điện thoại bạn chỉ cần nhấn giữ vào biểu tượng tệp, thư mục cần tải xuống > Chọn Tải xuống.

Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive

Ngoài việc lưu trữ tập tin, dữ liệu, Google Drive còn hỗ trợ người dùng tạo Google Tài liệu (giống Microsoft Word), Google Trang tính (Giống Microsoft Excel), chi tiết cách tạo bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (mới) trên màn hình > Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.

Bước 2: Một tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác trên tài liệu đó. Bạn có thể đổi tên tài liệu bằng cách chọn vào khung Tài liệu không có tiêu đề góc trái phía trên màn hình và điền tên bạn muốn tạo cho tệp đó

Tất cả các tệp vừa tạo sẽ tự động sao lưu lên tài khoản Google Drive, nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng quên lưu trước khi tắt trình duyệt, ứng dụng Google Drive.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm nhiều tập tin nâng cao khác bằng cách chọn vào Ứng dụng khác > Kết nối ứng dụng khác.

Bảng ứng dụng bên thứ ba xuất hiện, lúc này bạn có thể tha hồ chọn ứng dụng muốn cài đặt. Cũng giống với tài liệu Google , những thay đổi bạn tạo trên ứng dụng bên thứ ba sẽ tự động sao lưu trên Google Drive. 

Để xóa ứng dụng bên thứ ba đã kết nối chọn Biểu tượng Răng cưa > Cài đặt.

Sau đó chọn Quản lý ứng dụng > Tùy chọn > Ngắt kết nối khỏi Drive.

Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Google Drive là một công cụ giúp cho bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục một cách dễ dàng và vô cùng tiện lợi. Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập quyền chia sẻ (chỉ xem, chỉnh sửa, nhận xét).

Bước 1: Để bắt chia sẻ, bạn hãy nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ (đối với điện thoại thì nhấn giữ tay và tập tin, thư mục cần chia sẻ) > Chọn Chia sẻ.

Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên, cho phép bạn tùy chỉnh những cài đặt trước khi chia sẻ. Có hai lựa chọn chia sẻ :

• Nhận liên kết có thể chia sẻ được: Bất kỳ ai có đường dẫn chia sẻ của tập tin đều có thể truy cập được.
• Hoặc chia sẻ với người: Chia sẻ giới hạn với 1 số tài khoản mà bạn cung cấp, chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập được tập tin chia sẻ.

Nếu ai đó chia sẻ tệp với bạn, bạn sẽ tìm được những tệp đó ở mục Được chia sẻ với tôi ngay bên cột trái màn hình.

Hợp tác nhóm cho công việc

Google Drive hỗ trợ làm việc nhóm bằng cách chia sẻ tệp với tất cả các thành viên trong nhóm rất hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn tiện lợi hơn trong công việc. Mọi thành viên có thể thấy được lịch sử thao tác tệp của bất kì ai trong nhóm ở mục thông tin. 

Để xem thông tin tệp, bạn hãy nhấn chuột trái vào biểu tượng chữ i bên góc phải màn hình hoặc nhấn chuột phải vào tệp > Xem chi tiết.

Ví dụ: Bạn là giáo viên và yêu cầu các học sinh mình làm và nộp đề tài môn học. Bạn hãy tận dụng tính năng công việc nhóm trên Google Drive để việc quản lý dễ dàng hơn, ví dụ biết ngày giờ, học sinh nào nộp bài, số lần chỉnh sửa, góp ý,...

Truy cập các tệp tin khi không có kết nối Internet

Google Drive còn cho phép bạn xem và chỉnh sửa tệp Google Docs, Google Sheets, Google Slides khi bạn đang du lịch hoặc ở nơi nào đó mà không có kết nối Internet. Tất nhiên sau khi có internet trở lại thì mọi dữ liệu bạn thêm vào, chỉnh sửa trước đó sẽ được tự động đồng bộ và lưu lại.

Để làm được điều này, đầu tiên hãy nhấn vào Google Drive Offline > chọn Thêm vào Chrome.

Chọn Add extension

Sau đó, bạn truy cập vào tài khoản Google Drive của mình và đi đến Settings > Offline.

Để hoàn tất thiết lập, bạn đặt dấu tích vào Sync Google Docs, Sheets Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline (Đồng bộ hóa các tệp tin Google Docs, Sheets Slides & Drawings với máy tính này để có thể chỉnh sửa ngoại tuyến). Tính năng này sẽ mất một vài phút để kích hoạt.

Sắp xếp các tệp trong Drive 

Khi Drive của bạn quá bừa bộn, bạn có thể sắp xếp lại theo cách tương tự như bạn sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính của bạn .

Để tạo thư mục mới, hãy chọn + mới > Thư mục. Sau đó đó hãy kéo thả những tệp hoặc thư mục liên quan vào thư mục mới tạo. Điều đó sẽ giúp cho Drive của bạn được gọn gàng hơn.

Ngoài ra, bạn còn có thể đánh "Dấu sao" cho những tệp và thư mục quan trọng. Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục > Chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Để xem tất cả các tệp đã đánh dấu sao, bạn xem tại cột trái màn hình phần "Có gắn dấu sao".

Chỉnh sửa bố cục xem Drive

Việc tùy chỉnh sửa bổ cục Drive giúp tăng trải nghiệm người dùng, điều đó tăng năng suất làm việc, tăng tương tác với Google Drive trong suốt quá trình sử dụng. Có hai dạng xem các tệp và thư mục, để chuyển đổi qua lại giữa 2 bố cục bạn có thể nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ : 

Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tập tin,... để người dùng dễ cảm nhận hơn nội dung bên trong.

Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quan, bao quát số lượng nhiều tập tin, thư mục cùng lúc.