Cách sử dụng tính năng Paste Special trong Excel chi tiết nhất

Bên cạnh việc sao chép và dán dữ liệu như bình thường, tính năng Paste Special trong Excel cho bạn tùy biến nhiều cách dán khác nhau để xử lý dữ liệu hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng này trong bài viết sau nhé!

1Cách mở Paste Special trong Excel

Để hiện ra bảng tính năng Paste Special, tại ô mà bạn muốn Paste dữ liệu, bạn nhấn chuột phải và di chuột đến Paste Special.

Tại đây các tính năng Paste sẽ hiện ra, bạn có thể di chuột hoặc nhấn phím tắt để thực hiện.

Bảng tính năng Paste Special

Để mở bảng Paste Special đầy đủ, tại ô Paste, bạn nhấn chuột phải chọn Paste Special.

Chọn Paste Special

Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím Alt + E + S.

Bảng Paste Special

2Sao chép chiều rộng của cột

Khi bạn Copy dữ liệu qua một cột mới, tính năng Paste Keep Source Column Widths (Phím tắt W) sẽ làm cho cột mới có chiều rộng bằng với cột cũ.

Ví dụ: Copy dữ liệu ô B2 và Paste Keep Source Column Width tại ô C3 có chiều rộng cột nhỏ hơn.

Copy dữ liệu kèm theo chiều rộng của cột

Copy dữ liệu kèm theo chiều rộng của cột

Giờ đây chiều rộng của cột C đã bằng với cột B.

Kết quả Copy dữ liệu kèm theo chiều rộng của cột

3Thực hiện phép tính

Ngoài việc sao chép, Paste Special còn có thể giúp bạn tính toán nhanh chóng các phép tính cộng trừ nhân chia. Để hiểu rõ hơn, hãy đi qua ví dụ bên dưới.

Bạn thực hiện Copy ô A7 (giá trị là 2), sau đó chọn vùng A1:A5, nhấn tổ hợp phím Alt + E + S để hộp thoại Paste Special hiện ra. Tiếp theo, bạn chọn Values ở phần Paste, và chọn 1 trong 4 lựa chọn ở phần Operation: 

  • Add: Cộng
  • Subtract: Trừ
  • Multiply: Nhân
  • Divide: Chia

Chọn Value và phép tính ở bảng Paste Special

Khi chọn Multiply, kết quả trả về sẽ nhân với ô A7 như hình bên dưới. Nếu chọn Add/Subtract/Divide, kết quả trả về sẽ cộng/trừ/chia cho ô A7.

Kết quả khi sử dụng Paste Special để thực hiện phép tính

4Xoay chiều dữ liệu

Khi bạn Copy một vùng dữ liệu theo chiều dọc (hoặc chiều ngang), tính năng Paste Transform (Phím tắt T) sẽ xoay vùng dữ liệu của bạn thành chiều ngang (hoặc chiều dọc).

Ví dụ: Copy dữ liệu vùng A1:A7, Paste Transform tại ô B1 và dữ liệu sẽ xoay ngang lại.

Copy dữ liệu và Paste Transform để xoay chiều dữ liệu

Copy dữ liệu và Paste Transform để xoay chiều dữ liệu

5Sao chép định dạng

Nếu như bạn đang phải chỉnh thủ công định dạng cho các ô (bôi đen, tô màu), hãy sử dụng tính năng Paste Formatting (Phím tắt R) để Copy nhanh chóng định dạng từ ô này sang ô khác mà dữ liệu vẫn được giữ nguyên.

Ví dụ: Copy định dạng ô B2 tô màu vàng, chữ đỏ sang ô C3.

Copy và Paste Formatting để Copy định dạng

Copy và Paste Formatting để Copy định dạng

6Sao chép định dạng của biểu đồ

Bạn vừa hoàn tất chỉnh sửa một biểu đồ vô cùng ưng ý, nhưng lại nhận ra mình còn một biểu đồ với dữ liệu khác cũng cần áp dụng theo định dạng vậy, thì hãy dùng tính năng Paste Formats để Copy định dạng từ biểu đồ cũ sang biểu đồ mới nhanh chóng.

Ví dụ: Copy định dạng của biểu đồ bên trái sang biểu đồ bên phải.

Copy định dạng của biểu đồ bên trái sang biểu đồ bên phải

Tại biểu đồ màu cam, bạn nhấn Ctrl + C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy. Sau đó, bạn chọn biểu đồ màu xanh, nhấn tổ hợp phím Alt + E + S để hộp thoại Paste Special hiện ra, và chọn Formats.

Copy định dạng của biểu đồ bên trái sang biểu đồ bên phải

Kết quả khi Copy định dạng của biểu đồ bên trái sang biểu đồ bên phải

7Bỏ qua ô không có giá trị

Với tính năng này, khi bạn Copy một vùng dữ liệu có chứa ô trống qua vị trí khác có chứa dữ liệu, tính năng Skip blanks sẽ bỏ qua ô trống và giữ nguyên giá trị tại vùng Paste dữ liệu.

Ví dụ: Copy dữ liệu vùng A1:A7 có ô A4 trống sang vùng B1:B7 có ô B4 đang có dữ liệu. Tại ô B1, bạn nhấn chuột phải và chọn Paste Special.

Chọn Paste Special

Khi bảng Paste Special hiện ra, bạn chọn Skip blanks.

Chọn Skip blanks

Các ô tại vùng B1:B7 sẽ có dữ liệu của vùng A1:A7 với ô B4 giữ nguyên.

Sau khi Copy, ô B4 được giữ nguyên

8Sao chép Data Validation

Giả dụ bạn đã sử dụng Data Validation để tạo một danh sách lựa chọn cho ô A1. Nếu bạn muốn áp dụng tương tự cho ô B2, bạn không cần phải tạo lại mà chỉ cần sử dụng Paste Special Validation.

Copy Data Validation tại ô A1 sang ô B2

Sau khi Copy ô A1, tại ô B2, bạn mở bảng Paste Special bằng tổ hợp phím Alt + E + S và chọn Validation.

Sử dụng tính năng Paste Special Validation

Lúc này, ô B2 đã có danh sách lựa chọn tương tự như ô A1.

Kết quả khi sử dụng tính năng Paste Special Validation

9Xóa bỏ định dạng khi lấy thông tin từ Web

Khi Copy dữ liệu bên ngoài và Paste thông thường vào Excel sẽ đi kèm với định dạng

Để xóa bỏ định dạng, bạn chọn tính năng Paste Match Destination Formatting (Phím tắt M).

Sử dụng Paste Match Destination Formatting để xóa bỏ định dạng

Dữ liệu nhận được sẽ không còn định dạng và tuân theo định dạng trong Excel.

Kết quả khi sử dụng Paste Match Destination Formatting

10Dán tham chiếu

Thông thường, khi tham chiếu đến một ô, ta sử dụng dấu "=" và địa chỉ ô đó. Ví dụ, tại ô B2, để tham chiếu ô A1, ta nhập công thức =A1.

Ngoài ra, ta cũng có thể sử dụng Paste Link. Sau khi Copy ô A1, tại ô B2, bạn nhấn chuột phải và chọn Paste Link (Phím tắt N).

Copy và Paste Link để dán tham chiếu

Copy và Paste Link để dán tham chiếu

11Xóa bỏ công thức, nhưng vẫn giữ lại kết quả

Khi Copy ô có chứa công thức và Paste sang ô khác thì công thức cũng được Copy theo làm cho kết quả bị thay đổi. Nếu như bạn chỉ muốn Copy kết quả, tính năng Paste Values (phím tắt V) sẽ giúp bạn điều này. 

Ví dụ: Ô C1 có công thức bằng A1*B1 và các ô C2, C3 cũng tương tự.

Các ô C1, C2, C3 cần Copy chứa công thức

Khi Copy vùng C1:C3 và Paste vào vùng D1:D3 thì công thức bị nhảy dẫn tới giá trị bị thay đổi.

Khi Copy vùng C1:C3 thì giá trị bị thay đổi

Sử dụng Paste Values, giá trị vùng D1:D3 sẽ giữ nguyên và không còn công thức.

Sử dụng Paste Values để giữ nguyên giá trị, loại bỏ công thức

Kết quả khi sử dụng Paste Values để giữ nguyên giá trị, loại bỏ công thức

Trên đây là bài viết chia sẻ cách sử dụng các tính năng Paste Special trong Excel. Hy vọng những thông tin này đã giúp bạn sử dụng tính năng Paste cho công việc của mình hiệu quả hơn.

Bạn đang xem: Cách sử dụng tính năng Paste Special trong Excel chi tiết nhất

Chuyên mục: Phần mềm & Thủ thuật

Nguồn: https://www.dienmayxanh.com/kinh-nghiem-hay/cach-su-dung-tinh-nang-paste-special-trong-excel-1377864

Đừng quên chia sẻ bài viết: